Sí, el protocolo importa

Sí, el protocolo importa - Blog Many Colors Group

Si el protocolo es ‘el conjunto de normas y disposiciones legales vigentes que, junto a los usos costumbres y tradiciones de los pueblos, rige la celebración de los actos oficiales’… podemos decir que es el gran protagonista del evento.

El protocolo es saber estar. Por este motivo lo tenemos muy presente desde el área de comunicación. Hoy en día los actos sociales y empresariales van cogidos de la mano, por lo que no es de extrañar que los clientes lo empiecen a interiorizar desde la propia estructura de la empresa.

Este área, está presente en la organización de la mesa, en la forma de saludar a los invitados, en la selección de la ubicación, en la ordenación de banderas, etc. Pero, nos vamos a centrar en las tres fases que componen la organización un evento y los elementos protocolarios a tener en cuenta en cada una de ellas: Pre evento, evento y post evento.

En el Pre evento debemos contemplar dos elementos fundamentales que nos marcarán la pauta a seguir: la ubicación y los invitados.  Un evento al aire libre requiere menos formalismos de los que nos podemos encontrar en un evento de interior. El tipo de invitados que asisten, también nos delimitará nuestra manera de organizarnos. No es lo mismo una reunión de 15 personas que una de 200, el tipo de invitación a emplear en cada uno de estos casos difiere notablemente.

Durante la fase del evento, el cliente debe ser  el máximo protagonista y captar toda nuestra atención. Debemos estar pendientes de sus necesidades y de su correcta ubicación en todo momento. Será el encargado de abrir y cerrar el acto, y nosotros le acompañaremos en todo momento.

La agenda establecida es otro de los elementos clave para un desarrollo correcto. Es el momento de convertirse en un Lord inglés para cumplir con puntualidad el timing, evitando retrasos y posibles conflictos con las siguientes fases que componen  nuestro evento.

Una vez finalizado, las acciones del post evento son las más sencillas, pero a la vez las más significativas. Debemos estar en contacto con los participantes, invitados y demás agentes implicados en el acto, tanto para agradecerles su asistencia como para enviar la información o dossier completo del desarrollo del mismo.

Debemos mantener la forma correcta de actuar y de estar. Nuestra imagen es frágil y fácil de quebrantar, por ello debemos cuidarla en cada momento.

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